Tämä ohje käsittelee Vektorion Task-toiminnallisuuden käyttöä hankkeen tai projektin tehtävien hallinnassa. Ohjeessak äydään läpi, miten tehtäviä luodaan, muokataan, kommentoidaan, seurataan ja kohdistetaan sijaintiin. Lisäksi ohjeessa kuvataan tehtävien koontinäkymän käyttö, suodattaminen, tehtävien vieminen tiedostoiksi sekä sähköposti-ilmoitusten hallinta.
 

Task-toiminnallisuudella hallitaan hankkeen tai projektin tehtäviä Vektoriossa. Tehtäviä voidaan käyttää esimerkiksi havaintojen, ongelmien, törmäysten tai muiden projektissa seurattavien asioiden hallintaan.

Task-työkalu löytyy Vektorion vasemmasta sivuvalikosta.

Uuden tehtävän luominen

1. Valitse vasemmasta sivuvalikosta Task.
2. Luo uusi tehtävä jommallakummalla tavalla:
   • paina yläreunan Luo tehtävä -painiketta
   • tai napsauta kartta-/mallinäkymässä hiiren oikealla painikkeella ja valitse Luo tehtävä
     
3. Anna tehtävälle otsikko.

4. Valitse tehtävän tehtävätyyppi.

   Tehtävätyyppi voi olla esimerkiksi:

   • Task
   • Törmäys / Clash
   • Ongelma / Issue

5. Määritä tehtävän tila.

   Käytettävissä olevia tiloja ovat:

   • Uusi
   • Käynnissä
   • Odottaa
   • Valmis
   • Suljettu

6. Aseta tehtävälle prioriteetti.

   Prioriteettivaihtoehdot ovat:

   • Korkein
   • Korkea
   • Keskitaso
   • Matala
   • Matalin

7. Lisää tehtävälle vastuuhenkilö tai vastuuhenkilöt.

   Vastuuhenkilöksi voidaan määrittää:

   • yksi käyttäjä
   • useampi käyttäjä
   • käyttäjäryhmä
   • kaikki projektilla olevat henkilöt

   Vastuuhenkilö on henkilö tai ryhmä, jonka vastuulla tehtävän hoitaminen on.

8. Lisää tarvittaessa seuraajat.

   Seuraajat ovat käyttäjiä, jotka näkevät tehtävän ja voivat seurata sen etenemistä.

   Huomioi, että kaikki projektin käyttäjät eivät automaattisesti näe kaikkia tehtäviä. Tehtävien näkyvyyttä hallitaan vastuuhenkilöiden ja seuraajien avulla.

9. Aseta tarvittaessa tehtävälle eräpäivä.
10. Lisää tehtävälle tarvittaessa tunnisteet.

Tunnisteiden avulla tehtäviä voidaan myöhemmin suodattaa ja ryhmitellä.

12. Kirjoita tehtävälle tarkempi kuvaus.

Kuvaukseen voidaan kirjata esimerkiksi:

• mitä tehtävä koskee
• mihin havaintoon, tehtävä liittyy
• mahdolliset lisätiedot tai ohjeet

13. Tarkista tehtävän sijainti.

Jos loit tehtävän hiiren oikealla painikkeella pikavalikosta, sijainti tallentuu automaattisesti valitun kohdan mukaan.

14. Tarvittaessa muuta tehtävän sijaintia painamalla Muokkaa ja osoittamalla karttaliittymästä oikea kohta.
15. Tarkista tehtävälle tallentuva näkymä.

Tehtävää luodessa nykyinen näkymä tallentuu tehtävälle automaattisesti. Voit lisätä tehtävälle myöhemmin myös uusia näkymiä.

16. Luo tehtävä painamalla oikean alareunan Luo tehtävä -painiketta.
    

Liitteiden ja kuvien lisääminen tehtävälle

Kun tehtävä on luotu, siihen voidaan lisätä kuvia ja liitetiedostoja.

1. Avaa haluamasi tehtävä.

2. Lisää tehtävälle kuva tai liitetiedosto.

   Liitteitä voidaan lisätä esimerkiksi:

   • tietokoneelta
   • mobiilikäyttöliittymästä
   • suoraan kohteelta otettuna kuvana, jos käytät Vektoriota mobiililaitteella
3. Tallennetut liitteet näkyvät tehtävän yhteydessä.
   

Tehtävän kommentointi

Tehtävään voidaan lisätä kommentteja esimerkiksi keskustelua, lisätietoja tai työn etenemistä varten.

1. Avaa tehtävä.
2. Siirry Kommentit-välilehdelle.
3. Kirjoita kommentti. Voit lisätä kommenttiin myös kuvan tai dokumentin.
4. Lähetä kommentti.

Kommentit näkyvät tehtävän yhteydessä niille käyttäjille, joilla on oikeus nähdä kyseinen tehtävä.

Tehtävän historian tarkastelu

Tehtävän tapahtumia voidaan seurata Historia-välilehdeltä.

1. Avaa tehtävä.
2. Siirry Historia-välilehdelle.
3. Tarkastele, mitä tehtävälle on tapahtunut.

Historiasta voidaan seurata esimerkiksi tehtävän muutoksia ja etenemistä.

Tehtävän kohdistaminen sijaintiin

Tehtävä voidaan kohdistaa sijaintiin kartalla tai mallinäkymässä.

1. Avaa tehtävä.

2. Valitse tehtävän yläosasta sijaintiin kohdistamiseen liittyvä toiminto.

   

Yksittäisen tehtävän vieminen, jakaminen tai poistaminen

Yksittäisen tehtävän lisätoiminnot löytyvät tehtävän kolmen pisteen valikosta.

1. Avaa tehtävä.
2. Paina tehtävän kolmen pisteen valikkoa.
3. Valitse haluamasi toiminto:
   • vie tehtävä Excel-tiedostoksi
   • vie tehtävä PDF-tiedostoksi
   • kopioi tehtävän linkki
   • poista tehtävä

Poista tehtävä vain, jos olet varma, ettei sitä enää tarvita.

Tehtävien koontinäkymä

Tehtävien tarkastelu listanäkymässä

Vasemman sivuvalikon Task-näkymässä näkyy koontinäkymä kaikista hankkeen tehtävistä, joihin käyttäjällä on katseluoikeus.

Koontinäkymässä tehtävistä näytetään esimerkiksi:

• tila
• ID-arvo
• otsikko
• vastuuhenkilö
• luontihenkilö
• eräpäivä
• prioriteetti
• tunnisteet
• viimeisin päivitysaika

Tehtävän tilan vasemmassa reunassa näkyy värikoodaus, jonka avulla tehtävän tila on helppo hahmottaa nopeasti.

Suodattaminen hiiren oikealla painikkeella

Tehtäviä voidaan suodattaa eri ominaisuustietojen perusteella.Avaa Task-koontinäkymä.

1. Etsi listasta ominaisuustieto, jonka perusteella haluat suodattaa tehtäviä.
2. Napsauta kyseistä tietoa hiiren oikealla painikkeella.
3. Valitse suodatus kyseisen arvon perusteella.

Tämän jälkeen näkymässä näytetään vain suodatusta vastaavat tehtävät.

Suodatuksen poistaminen

1. Tarkista näkymän yläreunassa näkyvät aktiiviset suodattimet.
2. Poista suodatin painamalla suodatusarvon vieressä olevaa X- tai ruksipainiketta.

Kun suodatin poistetaan, tehtävälista palautuu näyttämään tehtävät ilman kyseistä rajausta.

Kaikkien tehtävien vieminen Excel- tai PDF-tiedostoksi

Kaikki koontinäkymässä näkyvät hankkeen tehtävät voidaan viedä tiedostoksi.

1. Avaa Task-koontinäkymä.
2. Paina näkymän kolmen pisteen valikkoa.
3. Valitse vientimuoto:
   • Excel
   • PDF
4. Tallenna muodostettu tiedosto.

Tehtävien näyttäminen kartalla

Tehtävät voidaan näyttää karttanäkymässä.

1. Avaa Task-koontinäkymä.
2. Paina oikean yläkulman karttaikonia.
3. Kartalle avautuvat hankkeen tehtävät.

Tehtävät näkyvät kartalla värikoodattuina palloina. Palloa painamalla voit avata yksittäisen tehtävän ja tarkastella sen tietoja.

Sähköposti-ilmoitusten hallinta

Tehtäväilmoitukset

Käyttäjälle kohdistetuista tehtävistä voidaan lähettää sähköposti-ilmoituksia. Ilmoituksia lähetetään kolmen minuutin välein.

Ilmoituksia voidaan hallita projektikohtaisesti ja käyttäjäkohtaisesti.

Projektikohtaisten ilmoitusasetusten määrittäminen

1. Siirry Asetukset-välilehdelle.
2. Määritä, haluatko saada sähköposti-ilmoituksia tästä projektista.
3. Valitse, mistä tehtävistä haluat saada ilmoituksia.

Vaihtoehdot voivat olla esimerkiksi:

• kaikki tämän projektin tehtävät
• tehtävät, joita seuraat tai joihin sinut on osoitettu
• vain sinulle osoitetut tehtävät

5. Valitse lisäksi, haluatko saada ilmoituksia kommenteista.
   

Käyttäjän sähköposti-ilmoitusten tarkistaminen

Jotta sähköposti-ilmoitukset toimivat, käyttäjän omissa asetuksissa sähköposti-ilmoitusten tulee olla päällä.

1. Avaa käyttäjäasetukset.
2. Siirry kohtaan Ilmoitukset.
3. Tarkista kohta Sähköposti-ilmoitukset.
4. Varmista, että sähköposti-ilmoitukset ovat päällä.

Tämä asetus määrittää, saako Vektorio lähettää käyttäjälle sähköposti-ilmoituksia.

Hyvä tietää

Tehtävien näkyvyys ei perustu automaattisesti koko projektin käyttäjälistaan. Käyttäjä näkee tehtävän, jos hänellä on siihen katseluoikeus esimerkiksi vastuuhenkilönä tai seuraajana.

Tehtävien tunnisteita kannattaa käyttää johdonmukaisesti, koska niiden avulla tehtäviä voidaan suodattaa ja hallita tehokkaammin.